Kişisel Verilerin Korunması Aydınlatma Metni

2.1. Kimlik Bilgileri

Ad, soyadı, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, varsa şirket unvanı, tüzel kişi adına işlem yapan yetkili bilgileri, vergi dairesi, vergi numarası, imza verisi.

2.2. İletişim Bilgileri

Telefon numarası, e-posta adresi (hesap oluşturma, doğrulama, sistem bildirimleri ve faturalandırma amaçlı), adres bilgileri.

2.3. Kullanıcı ve Müşteri İşlem Bilgileri

Kullanıcı hesabı kayıtları, oluşturulan sözleşme ve metin şablonları, sisteme yüklenen belgeler (belge içeriği ve teknik metadata), belge imzalama ve imzalatma geçmişi, işlem zaman bilgileri, tercih edilen hizmet ve abonelik paketleri.

2.4. Finansal Bilgiler

Fatura bilgileri, ödeme tutarı ve ödeme tarihi, sanal POS işlemlerine ilişkin referans ve işlem sonuç bilgileri. (Kart bilgileri şirket sistemlerinde tutulmaz.)

2.5. İşlem Güvenliği Bilgileri

Platformun güvenli şekilde işletilmesi, kullanıcı hesaplarının korunması, yetkisiz erişimlerin önlenmesi ve gerçekleştirilen işlemlerin bütünlüğünün ve inkâr edilemezliğinin sağlanması amacıyla; IP adresi, sisteme giriş-çıkış ve işlem (log) kayıtları, işlem zaman bilgileri, cihaz ve tarayıcıya ilişkin teknik veriler, kullanıcı doğrulama kayıtları, elektronik imza ve imzalama süreçlerinde oluşturulan elektronik zaman damgaları, işlem doğrulama ve işlem bütünlüğüne ilişkin teknik kayıtlar işlenmektedir.

2.6. Özel Nitelikli Kişisel Veriler

Kullanıcılar tarafından isteğe bağlı olarak sisteme yüklenen belgelerin içeriğinde, 6698 sayılı KVKK'nın 6. maddesinde sayılan özel nitelikli kişisel veri kapsamına girebilecek bilgiler yer alabilir.

Bu veriler, şirket tarafından doğrudan talep edilmemekte, yalnızca kullanıcının kendi iradesiyle sisteme yüklediği belgelerin imzalanması, imzalatılması, saklanması, arşivlenmesi, ve belge taraflarının erişimine sunulması amacıyla, sınırlı ve ölçülü olarak işlenmektedir.

4.1. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması:

Platform üyeliğinin oluşturulması ve yönetilmesi, kullanıcı hesabı ve üye profilinin açılması, kapatılması ve güncellenmesi, elektronik sözleşme ve belge oluşturma, nitelikli elektronik imza ile imzalama veya taraflardan elektronik imza alınması, imzalı belgelerin taraflara iletilmesi ve arşivlenmesi süreçlerinin yürütülmesi.

4.2. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi:

Başta KVKK, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, 5651 sayılı Kanun, Türk Borçlar Kanunu, Türk Ticaret Kanunu ve ilgili ikincil mevzuat olmak üzere, mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, yasal saklama, raporlama ve denetim süreçlerinin yürütülmesi.

4.3. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması:

Elektronik imzalı belgelerin hukuki geçerliliğinin ve ispat gücünün korunması, olası uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılabilmesi, hukuki taleplerin ileri sürülmesi ve savunma haklarının kullanılması.

4.4. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati:

Platformun güvenliğinin sağlanması, kullanıcı hesaplarının korunması, yetkisiz erişimlerin önlenmesi, iletişim bilgilerinin doğrulanması, sistem performansının ve hizmet kalitesinin artırılması, teknik hataların tespiti ve giderilmesi ile kullanıcı deneyiminin iyileştirilmesi.

4.5. Özel nitelikli kişisel veriler bakımından:

Kullanıcıların kendi iradeleriyle platforma yükledikleri belgelerin içeriğinde yer alan özel nitelikli kişisel veriler, KVKK'nın 6. maddesi kapsamında bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması hukuki sebebine veya ilgili kişinin açık rızasına dayanılarak işlenmektedir.

5.1. Üyelik ve Profil Verileri:

Kullanıcının hesap kapatma talebinde bulunması halinde; ad, soyad, e-posta, telefon gibi kullanıcı hesabına ilişkin profil verileri, yasal yükümlülükler ve olası uyuşmazlıkların çözümü için gerekli süreler saklı kalmak kaydıyla, makul süre içerisinde silinir veya anonim hale getirilir.

5.2. Elektronik İmzalı Belgeler ve İşlem Kayıtları:

Kullanıcılar tarafından karşılıklı olarak imzalanmış belgeler; yalnızca kullanıcıya değil, belgenin diğer taraflarına da hukuki hak ve yükümlülükler doğurduğundan, Türk Borçlar Kanunu, Türk Ticaret Kanunu ve ilgili mevzuat kapsamında bir hakkın tesisi, kullanılması ve korunması amacıyla, en az genel zamanaşımı süresi olan 10 yıl boyunca saklanır.

Bu süre, belgenin hukuki geçerliliği ve ispat niteliğinin devam etmesi gerekliliği halinde uzatılabilir; söz konusu belgeler, hukuki ilişki sona ermeden veya tarafların açık talebi ve mevzuata uygunluk sağlanmadan sistemden silinmez.

5.3. Log ve Trafik Kayıtları:

Sistem erişim ve trafik kayıtları, 5651 sayılı Kanun ve ilgili ikincil mevzuat uyarınca öngörülen süreler boyunca muhafaza edilir.

6.1. Belge Tarafları ve Yetkilendirilmiş Alıcılar:

Elektronik olarak imzalanan veya paylaşılan belgeler, yalnızca ilgili belgenin tarafları ile kullanıcı tarafından açıkça yetkilendirilen alıcılar tarafından görüntülenebilir, indirilebilir veya erişilebilir durumdadır.

6.2. Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları:

İlgili mevzuat uyarınca kişisel veri talep etmeye yetkili mahkemeler, savcılıklar ve kanunen yetkili diğer kamu kurum ve kuruluşları tarafından usulüne uygun olarak talep edilmesi halinde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve ispat yükümlülüğünün sağlanması amacıyla ilgili veri ve belgeler aktarılabilir.

6.3. Ödeme Hizmet Sağlayıcıları:

Abonelik ve ödeme işlemlerinin gerçekleştirilebilmesi amacıyla, sanal POS ve ödeme altyapısı hizmeti sunan banka ve ödeme kuruluşlarıyla yalnızca işlemin tamamlanması için gerekli finansal veriler paylaşılır. (Kart bilgileri şirket sistemlerinde hiçbir şekilde saklanmaz.)

6.4. E-Fatura ve E-Arşiv Entegratörleri:

Vergi mevzuatı uyarınca e-Fatura ve e-Arşiv faturalarının otomatik olarak oluşturulması, iletilmesi ve saklanması amacıyla, fatura düzenlenmesi için zorunlu olan kimlik, iletişim ve finansal bilgiler yetkili entegratör firmalarla paylaşılır.

6.5. İletişim ve Mesajlaşma Entegratörleri:

OTP (tek kullanımlık şifre) gönderimi, bilgilendirme mesajları, hatırlatmalar, iki faktörlü kimlik doğrulama (2FA) ve sistem bildirimlerinin iletilmesi amacıyla, e-posta ve GSM altyapısı sağlayan entegratör firmalarla gerekli iletişim bilgileri paylaşılabilir.

6.6. Altyapı, Sunucu ve Bilgi Güvenliği Hizmet Sağlayıcıları:

Kişisel verileriniz ve elektronik imzalı belgeler; Türkiye sınırları içerisinde bulunan veya yurt dışındaki, şirkete tahsis edilmiş dedicated (paylaşımsız) sunucular üzerinde, şifrelenmiş (encrypted) ve yedekli şekilde saklanmaktadır.

Bu kapsamda hizmet alınan sunucu barındırma ve bilgi güvenliği hizmet sağlayıcılarının, veri içeriğine erişimi bulunmamakta olup, söz konusu hizmetler yalnızca teknik altyapı sağlanması ile sınırlıdır.