Sistem Rehberi
E-sözleşme platformundaki temel kavramları ve özellikleri keşfedin.
NES (Nitelikli Elektronik Sertifika) ve Elektronik İmza
Nitelikli Elektronik Sertifika (NES), bir kişinin kimliğini dijital ortamda doğrulayan elektronik bir sertifikadır. Türkiye’de NES, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yetkilendirilen Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları tarafından üretilir. E-imza (elektronik imza) ise bu sertifika kullanılarak dijital ortamda belgelerin güvenli şekilde imzalanmasını sağlayan teknolojidir. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında, nitelikli elektronik sertifika ile oluşturulan elektronik imzalar, ıslak imza ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir ve mahkemelerde geçerli ve bağlayıcıdır.
Zaman Damgası
Zaman damgası, bir elektronik belgenin veya imzanın hangi tarih ve saatte oluşturulduğunu kesin olarak kanıtlayan bir doğrulama mekanizmasıdır. Sistemimizde kullanılan zaman damgası altyapısı TÜRKTRUST tarafından sağlanmaktadır. Bu sayede sistemimizde atılan tüm e-imzalar, imzanın atıldığı anı kesin olarak belirleyen zaman damgası ile birlikte oluşturulur.
Taraf
Taraf, bir sözleşmeye dahil edilen gerçek veya tüzel kişileri ifade eder. Taraflar sözleşmede admin, imza yetkilisi veya onaylayan gibi farklı rollerle yer alabilir. Sistemimizde taraflar kayıtlı kullanıcılar arasından seçilebildiği gibi, kayıtlı olmayan kişiler e-posta adresi veya SMS ile davet edilerek sözleşmeye katılabilir ve kayıt olduktan sonra sözleşmeye taraf olarak dahil olur.
Rol
Taraf, sözleşme sürecine dahil edilen gerçek veya tüzel kişileri ifade eder. Taraflar, iş akışındaki sorumluluklarına göre İmza Yetkilisi, Onaylayan gibi farklı roller üstlenebilir. Sistemde kayıtlı kullanıcılar doğrudan seçilebildiği gibi; henüz kaydı olmayan kişiler e-posta veya SMS yoluyla sürece davet edilebilir. Davet edilen kişiler, platforma katılım sağladıkları andan itibaren sözleşmenin resmi birer tarafı olarak işlem yapabilirler.
İmza Yetkilisi
İmza Yetkilisi, sözleşmeyi Nitelikli Elektronik İmza (NES) ile imzalayarak belgeye hukuki geçerlilik kazandıran taraftır. İmza Yetkilisi, admin tarafından doküman üzerinde kendisine atanan özel alanlara imza atar. İş akışına göre belirlenen bir imza sırasını takip edebilir veya diğer imza yetkililerinden bağımsız olarak işlemini gerçekleştirebilir. Bu işlem tamamlandığında, sözleşme tüm taraflar için yasal olarak bağlayıcı hale gelir.
Onaylayan
Onaylayan, sözleşme iş akışında imza aşamasından önceki onay merciidir. Sürece doğrudan taraf olarak eklenir ve bu tarafın onayı alınmadan belgenin imzalanması mümkün değildir. Onaylayan belgeyi hukuken imzalamaz, ancak imza sürecini başlatan nihai onayı verir. Tercihe bağlı olarak, onaylayanın bilgileri belge üzerinde görüntülenebilir veya tamamen gizli tutulabilir.
Admin
Admin, ilgili sözleşmenin tüm operasyonel sürecini üstlenen yetkili kullanıcıdır. Admin; sözleşme taslağının oluşturulması, tarafların tanımlanması, imza ve onay taraflarının kurgulanması gibi kritik adımları yürütür. Süreç boyunca gelen revize taleplerini yerine getirerek içeriğin güncelliğini sağlar ve sözleşmenin imzalama sıralamasını belirler.
İmzaya Hazırla
İmza hazırlama alanı; sözleşme üzerinde onay ve imza işlemlerinin gerçekleştirileceği noktaların koordinat bazlı olarak tanımlandığı bölümdür. Admin bu alanda, tarafların (onaylayan veya imza yetkilisi) PDF üzerindeki imza yerlerini belirler. Sürecin işleyişine göre admin; imzaların belirli bir hiyerarşide atılmasını sağlayan "Sıralı İmza" veya tüm tarafların aynı anda işlem yapabildiği "Paralel İmza" seçeneklerinden birini tercih edebilir.
Not: İmza alanı, metin üzerine gelmeyecek şekilde boş bir alan üzerine belirlenmelidir. Bu, sözleşmenin okunabilirliği ve anlaşılabilirliği açısından gereklidir.
Sıralı İmza
Sıralı imza, sözleşmenin admin tarafından belirlenen kullanıcı sırasına göre imzalanması yöntemidir. Bu sistemde, imza süreci tanımlanan sırayı takip eder ve bir önceki kullanıcı işlemini tamamlamadan sonraki kullanıcıya imza yetkisi geçmez. Bu yöntem, belirli bir hiyerarşi gerektiren süreçlerin kontrollü ve sistematik bir şekilde ilerlemesini sağlar.
Paralel İmza
Paralel imza, sözleşmedeki tüm tarafların herhangi bir sıra beklemeksizin, aynı anda imza atabildiği yöntemdir. Süreci hızlandırmak adına, tarafların birbirinden bağımsız olarak işlem yapmasına olanak tanır.
Direkt İmzala
Kullanıcının, yalnızca kendisinin taraf olarak bulunduğu belgeleri herhangi bir gönderim veya onay sürecine ihtiyaç duymadan anında imzalayabildiği yöntemdir. İşlem tamamlandığında belge; güvenle saklama alanına ve eğer taraf olarak eklenmişse ortak arşive otomatik olarak kaydedilir.
Ortak Arşiv
Şirket veya ekipler için oluşturulan merkezi belge yönetim alanıdır. Sözleşme hazırlık aşamasında "taraf" olarak eklenebilen bu yapı, imza süreci tamamlanan belgelerin imza yetkililerinin kişisel arşivlerinin yanı sıra eş zamanlı olarak bu merkezi alana da kaydedilmesini sağlar. Ortak arşiv admini; bu alana kimlerin belge aktarabileceğini belirleyerek güvenli kalmasını sağlar.
Rehber Sistemi
Sözleşme süreçlerini hızlandıran ve kişi yönetimini tek noktadan sağlayan dinamik bir sistemdir. Kullanıcılar; kişi veya grupları önceden tanımlayabilir, onlara özel taraf rolleri ve arşiv yetkileri atayabilirler. Sözleşme oluştururken iletişim bilgilerini tek tek girmeye gerek kalmadan; kayıtlı kişiler, atanmış rolleriyle birlikte sürece tek tıkla dahil edilir.
Hazır Şablonlar
Sistem içerisinde kullanıma sunulan standart sözleşme taslaklarıdır. Kullanıcılar, ihtiyacına uygun şablonu seçerek içerik üzerinde gerekli düzenlemeleri hızla yapabilir ve zaman kaybetmeden imza sürecini başlatabilir. Bu sayede her defasında sıfırdan doküman hazırlama zahmeti ortadan kalkar.
Şablon Kaydet
Sık kullanılan sözleşme veya metin taslaklarının sisteme kaydedilmesini sağlayan özelliktir. Kullanıcılar; hazır şablonları veya kendi oluşturdukları özel içerikleri taslak olarak saklayabilir, ihtiyaç anında bu taslaklar üzerinde gerekli düzenlemeleri yaparak süreci hızlıca başlatabilirler. Bu özellik, her seferinde sıfırdan doküman hazırlama zahmetini ortadan kaldırarak operasyonel verimlilik sağlar.
Taslak Olarak Kaydet
Hazırlanmakta olan bir sözleşmenin, süreç tamamlanmadan önce kaydedilmesini sağlayan özelliktir. Kullanıcılar, yarım kalan veya üzerinde çalışılan sözleşmelere diledikleri zaman geri dönerek gerekli düzenlemeleri yapabilir ve imza sürecini istedikleri an başlatabilirler.
Sözleşme Süresi Belirleme
Süreli teklifler ve zaman kısıtlı anlaşmalar için kullanılan bu özellik; sözleşmelere 7, 15 veya 30 gün gibi belirli bir imzalama süresi tanımlamanıza olanak tanır. Belirlenen süre zarfında tüm taraflarca imzalanmayan sözleşmeler, sistem tarafından otomatik olarak kaldırılır. Bu sayede tekliflerin güncelliği korunur ve süreç takibi kolaylaşır.
Revize Sistemi
Sözleşmenin onay aşamasında, içerik üzerinde değişiklik yapılmasına olanak tanıyan mekanizmadır. Taraflar, revize talebi oluştururken değişiklik nedenlerini içeren notlar ekleyebilir; bu talepler sözleşme adminine iletilir. Admin, gelen geri bildirimler doğrultusunda gerekli düzenlemeleri yaparak sözleşmeyi yeniden onaya gönderir.
Halka Açık Sözleşme
Sözleşmelerin halka açık yayına açıldığı ve link veya ID üzerinden herkesin imzalayabildiği modüldür. Admin, sözleşmeyi dilediği an erişime açıp kapatabilir. İmza tamamlandığında belge, oluşturanın ve imzalayanın sistemdeki güvenle sakla alanlarına ayrı ayrı kaydedilir; oluşturan kişi kendi imza işlemini istediği zaman gerçekleştirebilir.
PDF Hash Değeri
Her belgeye özgü, SHA-256 algoritmasıyla üretilen benzersiz bir dijital parmak izidir. Bu değer; belgenin orijinal halinin korunduğunu ve üzerinde hiçbir değişiklik yapılmadığını kesin olarak kanıtlar. Kullanıcılar, imzalı dökümanın doğruluğunu; belge üzerindeki karekod/link aracılığıyla anlık olarak teyit edebilirler. Gerektiğinde doğrulama sayfasında hash karşılaştırması yaparak belgenin bütünlüğünü kontrol edebilirler.
Güvenle Sakla
İmzalanan sözleşmelerin dijital ortamda korunduğu kişisel belge saklama alanıdır. İmza süreci tamamlanan her sözleşme, tarafların güvenli saklama alanına otomatik olarak kaydedilir. Kullanıcılar; belgelerini klasörleyerek düzenleyebilir, toplu olarak indirebilir veya diledikleri belgeler için SMS ve e-posta yoluyla indirme bağlantısı göndererek güvenli paylaşım sağlayabilirler.
İmza Kredisi
Sistem üzerinden gerçekleştirilen her bir imzalama işlemi için tanımlanan kullanım hakkıdır. Tamamlanan her imza süreci, mevcut bakiyenizden bir kredi tüketir. Kullanıcılar, işlem hacimlerine uygun kredi paketlerini tercih ederek süreçlerini kesintisiz yönetebilirler.
E-Sözleşme Agent Uygulaması
Elektronik imza (NES) işlemlerinde, internet tarayıcınız ile USB token cihazınız arasında güvenli bir köprü kuran yardımcı uygulamadır. TLS 1.3 standardıyla uçtan uca şifrelenen bu altyapıda, özel anahtarınız hiçbir şekilde cihaz dışına çıkarılmaz. DigiCert EV (Extended Validation) sertifikası ile imzalanmış olan uygulamamız, en üst düzey kurumsal kimlik doğrulaması ve güvenli işlem altyapısı sağlar.